בשיתוף מזכירה אותך
איך טעות של מזכירה שעלתה לבעל עסק אלפי שקלים, הפכה לפתרון שחוסך לכם 30-60 שעות של עבודה משרדית בחודש
בשנים האחרונות, יותר ויותר בעלי עסקים מגלים את היתרונות של עבודה עם שירותי משרד במיקור חוץ. אבל יחד עם התקווה להיפטר סוף סוף מהעבודה המשרדית המייגעת, מגיעות גם מגוון בעיות שעלולות לעלות לבעלי עסקים לא מעט (ואפילו הרבה מאוד) כסף. בחברת “מזכירה אותך” טוענים שהם פיתחו את הפתרון האידיאלי לשירותי משרד, ושהוא לא דומה לשום דבר אחר שהכרתם.
זה מתסכל. גם אחרי שכבר שכרו עובדים ויש להם צוות קטן שעובד איתם באופן קבוע ומבצע את רוב העבודה המקצועית, בעלי עסקים רבים עדיין ממשיכים לעשות בעצמם הרבה מאוד מטלות בעסק. הם מבצעים את תפקידי השיווק, המכירות ושירות הלקוחות, מטפלים בהנהלת החשבונות והגבייה, מנהלים את העובדים, וכן, גם ניהול המשרד השוטף נופל עליהם. התוצאה? הם לא נושמים, רצים כל הזמן ממשימה למשימה, ומתוסכלים שאין להם מספיק זמן להקדיש לפיתוח וקידום העסק.
זו בדיוק הסיבה שבעלי עסקים פונים לחברות שירותי משרד ומחפשים איך להוריד לעצמם מהראש שעה, שעתיים ולפעמים גם ארבע שעות ביום של התעסקות עם משימות קטנות בעסק ששואבות מהם זמן ואנרגיה מיותרים. אך רבים מהם מדווחים כי לאחר ששכרו שירותי משרד במיקור חוץ, במטרה לחסוך את אינספור השעות שהם מבזבזים על עבודה משרדית, הם משקיעים אפילו יותר זמן ואנרגיה בהתנהלות מול המזכירה החדשה.
חברת “מזכירה אותך” הוקמה כדי לטפל בדיוק בתופעה הזו. תפסנו את שני (47) המנהלת של חברת “מזכירה אותך” לראיון קצר כדי להבין במה מדובר ולמה הם מבטיחים שאצלם זה אחרת?
מי הם הלקוחות ששוכרים שירותי משרד במיקור חוץ?
“מדובר בבעלי עסקים וחברות שעדיין לא צריכים מזכירה במשרה מלאה, ועושים הרבה ממשימות הניהול השוטף של העסק בעצמם: הפקת מסמכי הנה”ח ועבודה מול רואה החשבון, גבייה, ניהול יומן ותאום פגישות, מענה לטלפונים, טיפול בלקוחות, שליחת הצעות מחיר ומעקב, ניהול הוצאות והכנסות, תשלום חשבונות, משימות שוטפות של המשרד ועוד ועוד… העומס והאחריות שיש על בעלי העסקים האלה הם אדירים”, אומרת שני.
“שירותי משרד במיקור חוץ באים לפנות את בעל העסק כדי שיוכל לעסוק במה שהוא הכי אוהב ורוצה לעשות בעסק, בין אם זה שיווק, מכירות, או פשוט לתת את השירות שהוא יודע לתת הכי טוב. זה משחרר לו זמן יקר, מוריד ממנו משימות שהוא לא אוהב, לא רוצה או לא יודע לעשות, ומאפשר לו שקט נפשי מכל המטלות הקטנות שצריך לטפל בהן כל הזמן”, מוסיפה שני.
“בנוסף, עוזרת אישית יכולה להוריד מבעל העסק גם הרבה משימות אישיות, כמו קביעת תור לרופא הילדים, הזמנת קניות בסופר אונליין, הזמנת מקום במסעדה, שליחת פרחים ליום הולדת וכדומה, ולפנות לו יותר זמן לעסק ולמשפחה. בשורה התחתונה, זה מאפשר לו להשקיע יותר זמן בפיתוח העסק כדי להגדיל את ההכנסות והרווחים. אבל מסתבר שזה לא כל כך פשוט למצוא שירותי מזכירות במיקור חוץ”…
אילו בעיות עלולות לצוץ כאשר שוכרים שירותי משרד מרחוק?
“אתה לא תאמין איזה סיפורים כבר שמענו מבעלי עסקים שניסו לעבוד בעבר עם שירותי משרד אחרים ונכוו”, ממשיכה שני. “בעל עסק אחד סיפר לנו שהיה צריך לרדוף אחרי העוזרת שלו ולהזכיר לה כל הזמן מה ואיך צריך לעשות גם אחרי חודשים בתפקיד. אחר סיפר שבזבז המון זמן על ההכשרה של העוזרת אבל היא עזבה בסיום תקופת ההכשרה והוא היה צריך להתחיל הכל מהתחלה. שמענו גם על עוזרות שחייבו פעמיים לקוחות או הוציאו בטעות חשבוניות כפולות. תאר לך איזה בלגאן זה עושה לבעל העסק מול הלקוחות הכועסים ובחשבונות, כמה התעסקות מיותרת, שלא לדבר על המיסים שצריך לשלם כשיוצאות חשבוניות כפולות שגויות”.
הקונספט החדשני של “מזכירה אותך” נולד מתוך חוויה אישית של הבעלים של החברה, ששכר כמה פעמים שירותי משרד במיקור חוץ ומזכירות במיקור חוץ ולא הצליח למצוא אף חברה שתתן לו את המענה שחיפש. לאחר שאחת העוזרות האישיות שלו עשתה כמה טעויות קריטיות בהנהלת החשבונות, הוא הבין שיש כאן בעיה אמתית והתחיל לחשוב על פתרון שונה. כך נולד הרעיון לחברת “מזכירה אותך”.
מה אתם בעצם עושים שהוא כל כך שונה?
“אנחנו עובדים בשיטה שהיא ייחודית רק לנו, שבאה לוודא שכל בעל עסק שעובד איתנו יקבל את המענה הכי טוב לעסק שלו”, מסבירה שני.
“דבר ראשון, אנחנו לא עובדים עם פרילנסריות שעובדות מהבית (כמו שנפוץ בתחום הזה). כל עוזרת אישית אצלנו שמספקת שירותי משרד היא שכירה שבאה פיזית למשרד שלנו כל יום. מעל העוזרת האישית יש אותי – מנהלת המשרד, והתפקיד שלי הוא לוודא שהכל מתקתק כמו שצריך. כשבעל עסק מתחיל לעבוד איתנו, אנחנו פותחים קבוצת ווטסאפ משותפת איתי ועם העוזרת האישית שהוצמדה לו. כך שבמהלך החודשים הראשונים, בנוסף לעוזרת האישית, אני גם נמצאת שם בשביל לוודא שהוא מקבל את מלוא המענה שהוא צריך לכל שירותי המשרד”.
“אנחנו גם פועלים לפי מתודולוגיה מסודרת ובשקיפות מלאה מול הלקוח. עושים אפיון מסודר של התפקיד, מגבשים נהלי עבודה ועובדים עם שגרות ניהוליות מסודרות, פנימיות שלנו ומול הלקוח. לדוגמה, בסוף כל יום בעל העסק מקבל סיכום של כל מה שבוצע באותו יום, ובסוף כל שבוע וחודש הוא מקבל סיכום של כל המשימות שבוצעו והזמן שהן לקחו”.
“כל העוזרות האישיות שאנחנו מעסיקים בשירותי המשרד הן בעלות ניסיון או לימודי מזכירות”, מדגישה שני. “זה אומר שבעל העסק מקבל מנהלת משרד מקצועית ומיומנת, שיודעת לעשות את העבודה ומתאימה להיות הפנים של העסק מול לקוחות וספקים”.
הרי מה בעל עסק רוצה? הוא רוצה לדעת שהעוזרת האישית לוקחת אחריות, ושהוא יכול לעשות למשימות ‘שגר ושכח’. הוא רוצה לדעת שהעוזרת האישית ‘על זה’ ושום דבר לא ייפול בין הכיסאות. שאפשר לסמוך עליה, שהיא מגדילה ראש ושיש לה תושייה ויכולת להתמודד באופן עצמאי עם סיטואציות שונות… מישהי עם קליטה מהירה שלא צריך כל הזמן לבדוק ולתזכר אותה, להיות "המזכירה של המזכירה'”.
“עבדנו מאוד קשה בשביל לייצר שיטה שתיתן לבעל העסק באמת את המענה הכי טוב שהוא צריך. המטרה שלנו היא ליצור לבעלי העסקים שמתחילים לעבוד איתנו ראש שקט ולהסיר את החשש שלהם במקרה שכבר נכוו בעבר משירותי משרד”, מסכמת שני.
מעוניינים לקבל עוד מידע על שירותי משרד במיקור חוץ? אפשר לתאם איתנו שיחת היכרות והתאמה לשירותי משרד. השאירו פרטים ונחזור אליכם.
לא יותר משתלם להעסיק מזכירה בעסק וזהו?
“הרבה אנשים חושבים באמת שזה הפתרון היותר משתלם”, עונה שני. “אבל הם לא לוקחים בחשבון שכשאתה מעסיק עובדת, אז מעבר לשכר השעתי אתה גם צריך לשלם לה פנסיה, פיצויים, ביטוח לאומי, מס הכנסה, דמי הבראה, ימי מחלה, ימי חופשה, נסיעות, שי לחג, ועוד. יש גם הוצאות של מחשב, שטח משרד, ריהוט והוצאות משרדיות אחרות שצריך לקחת בחשבון. בנוסף, כשמעסיקים מזכירה שכירה, זמן העבודה שלה כולל גם שיחות מסדרון, הפסקות אוכל והפסקות התאווררות”.
“אבל האמת היא שאי אפשר להשוות בין שירותי משרד מרחוק למזכירה שכירה”, היא מוסיפה. “שירות של עוזרת אישית לא מיועד למי שצריך מזכירה במשרה מלאה שתשב כל היום במשרד, אלא מיועד לעסקים שצריכים מעט שעות עבודה אדמיניסטרטיבית כל יום. דווקא בגלל שעות העבודה המעטות, עוזרת אישית חייבת להיות מקצועית ומיומנת. לכן משלמים נטו על העבודה שמקבלים, בלי כל העלויות מסביב. כשאתה עובד איתנו, אנחנו כבר דאגנו לכל זה במקומך ואתה מקבל 100% מהזמן שעבורו שילמת”.
נשמע טוב, איך אפשר ליצור אתכם קשר ולקבל עוד מידע על שירותי המשרד שלכם?
אפשר לתאם איתנו שיחת היכרות והתאמה לשירותי משרד. השאירו פרטים ונחזור אליכם.
לא יותר משתלם להעסיק מזכירה בעסק וזהו?
“הרבה אנשים חושבים באמת שזה הפתרון היותר משתלם”, עונה שני. “אבל הם לא לוקחים בחשבון שכשאתה מעסיק עובדת, אז מעבר לשכר השעתי אתה גם צריך לשלם לה פנסיה, פיצויים, ביטוח לאומי, מס הכנסה, דמי הבראה, ימי מחלה, ימי חופשה, נסיעות, שי לחג, ועוד. יש גם הוצאות של מחשב, שטח משרד, ריהוט והוצאות משרדיות אחרות שצריך לקחת בחשבון. בנוסף, כשמעסיקים מזכירה שכירה, זמן העבודה שלה כולל גם שיחות מסדרון, הפסקות אוכל והפסקות התאווררות”.
“אבל האמת היא שאי אפשר להשוות בין שירותי משרד מרחוק למזכירה שכירה”, היא מוסיפה. “שירות של עוזרת אישית לא מיועד למי שצריך מזכירה במשרה מלאה שתשב כל היום במשרד, אלא מיועד לעסקים שצריכים מעט שעות עבודה אדמיניסטרטיבית כל יום. דווקא בגלל שעות העבודה המעטות, עוזרת אישית חייבת להיות מקצועית ומיומנת. לכן משלמים נטו על העבודה שמקבלים, בלי כל העלויות מסביב. כשאתה עובד איתנו, אנחנו כבר דאגנו לכל זה במקומך ואתה מקבל 100% מהזמן שעבורו שילמת”.
נשמע טוב, איך אפשר ליצור אתכם קשר ולקבל עוד מידע על שירותי המשרד שלכם?
אפשר לתאם איתנו שיחת היכרות והתאמה לשירותי משרד. השאירו פרטים ונחזור אליכם.
בשיתוף מזכירה אותך
איך טעות של מזכירה שעלתה לבעל עסק אלפי שקלים, הפכה לפתרון שחוסך לכם 30-60 שעות של עבודה משרדית בחודש
בשנים האחרונות, יותר ויותר בעלי עסקים מגלים את היתרונות של עבודה עם שירותי משרד במיקור חוץ. אבל יחד עם התקווה להיפטר סוף סוף מהעבודה המשרדית המייגעת, מגיעות גם מגוון בעיות שעלולות לעלות לבעלי עסקים לא מעט (ואפילו הרבה מאוד) כסף. בחברת “מזכירה אותך” טוענים שהם פיתחו את הפתרון האידיאלי לשירותי משרד, ושהוא לא דומה לשום דבר אחר שהכרתם.
זה מתסכל. גם אחרי שכבר שכרו עובדים ויש להם צוות קטן שעובד איתם באופן קבוע ומבצע את רוב העבודה המקצועית, בעלי עסקים רבים עדיין ממשיכים לעשות בעצמם הרבה מאוד מטלות בעסק. הם מבצעים את תפקידי השיווק, המכירות ושירות הלקוחות, מטפלים בהנהלת החשבונות והגבייה, מנהלים את העובדים, וכן, גם ניהול המשרד השוטף נופל עליהם. התוצאה? הם לא נושמים, רצים כל הזמן ממשימה למשימה, ומתוסכלים שאין להם מספיק זמן להקדיש לפיתוח וקידום העסק.
זו בדיוק הסיבה שבעלי עסקים פונים לחברות שירותי משרד ומחפשים איך להוריד לעצמם מהראש שעה, שעתיים ולפעמים גם ארבע שעות ביום של התעסקות עם משימות קטנות בעסק ששואבות מהם זמן ואנרגיה מיותרים. אך רבים מהם מדווחים כי לאחר ששכרו שירותי משרד במיקור חוץ, במטרה לחסוך את אינספור השעות שהם מבזבזים על עבודה משרדית, הם משקיעים אפילו יותר זמן ואנרגיה בהתנהלות מול המזכירה החדשה.
חברת “מזכירה אותך” הוקמה כדי לטפל בדיוק בתופעה הזו. תפסנו את שני (47) המנהלת של חברת “מזכירה אותך” לראיון קצר כדי להבין במה מדובר ולמה הם מבטיחים שאצלם זה אחרת?
מי הם הלקוחות ששוכרים שירותי משרד במיקור חוץ?
“מדובר בבעלי עסקים וחברות שעדיין לא צריכים מזכירה במשרה מלאה, ועושים הרבה ממשימות הניהול השוטף של העסק בעצמם: הפקת מסמכי הנה”ח ועבודה מול רואה החשבון, גבייה, ניהול יומן ותאום פגישות, מענה לטלפונים, טיפול בלקוחות, שליחת הצעות מחיר ומעקב, ניהול הוצאות והכנסות, תשלום חשבונות, משימות שוטפות של המשרד ועוד ועוד… העומס והאחריות שיש על בעלי העסקים האלה הם אדירים”, אומרת שני.
“שירותי משרד במיקור חוץ באים לפנות את בעל העסק כדי שיוכל לעסוק במה שהוא הכי אוהב ורוצה לעשות בעסק, בין אם זה שיווק, מכירות, או פשוט לתת את השירות שהוא יודע לתת הכי טוב. זה משחרר לו זמן יקר, מוריד ממנו משימות שהוא לא אוהב, לא רוצה או לא יודע לעשות, ומאפשר לו שקט נפשי מכל המטלות הקטנות שצריך לטפל בהן כל הזמן”, מוסיפה שני.
“בנוסף, עוזרת אישית יכולה להוריד מבעל העסק גם הרבה משימות אישיות, כמו קביעת תור לרופא הילדים, הזמנת קניות בסופר אונליין, הזמנת מקום במסעדה, שליחת פרחים ליום הולדת וכדומה, ולפנות לו יותר זמן לעסק ולמשפחה. בשורה התחתונה, זה מאפשר לו להשקיע יותר זמן בפיתוח העסק כדי להגדיל את ההכנסות והרווחים. אבל מסתבר שזה לא כל כך פשוט למצוא שירותי מזכירות במיקור חוץ”…
אילו בעיות עלולות לצוץ כאשר שוכרים שירותי משרד מרחוק?
“אתה לא תאמין איזה סיפורים כבר שמענו מבעלי עסקים שניסו לעבוד בעבר עם שירותי משרד אחרים ונכוו”, ממשיכה שני. “בעל עסק אחד סיפר לנו שהיה צריך לרדוף אחרי העוזרת שלו ולהזכיר לה כל הזמן מה ואיך צריך לעשות גם אחרי חודשים בתפקיד. אחר סיפר שבזבז המון זמן על ההכשרה של העוזרת אבל היא עזבה בסיום תקופת ההכשרה והוא היה צריך להתחיל הכל מהתחלה. שמענו גם על עוזרות שחייבו פעמיים לקוחות או הוציאו בטעות חשבוניות כפולות. תאר לך איזה בלגאן זה עושה לבעל העסק מול הלקוחות הכועסים ובחשבונות, כמה התעסקות מיותרת, שלא לדבר על המיסים שצריך לשלם כשיוצאות חשבוניות כפולות שגויות”.
הקונספט החדשני של “מזכירה אותך” נולד מתוך חוויה אישית של הבעלים של החברה, ששכר כמה פעמים שירותי משרד במיקור חוץ ומזכירות במיקור חוץ ולא הצליח למצוא אף חברה שתתן לו את המענה שחיפש. לאחר שאחת העוזרות האישיות שלו עשתה כמה טעויות קריטיות בהנהלת החשבונות, הוא הבין שיש כאן בעיה אמתית והתחיל לחשוב על פתרון שונה. כך נולד הרעיון לחברת “מזכירה אותך”.
מה אתם בעצם עושים שהוא כל כך שונה?
“אנחנו עובדים בשיטה שהיא ייחודית רק לנו, שבאה לוודא שכל בעל עסק שעובד איתנו יקבל את המענה הכי טוב לעסק שלו”, מסבירה שני.
“דבר ראשון, אנחנו לא עובדים עם פרילנסריות שעובדות מהבית (כמו שנפוץ בתחום הזה). כל עוזרת אישית אצלנו שמספקת שירותי משרד היא שכירה שבאה פיזית למשרד שלנו כל יום. מעל העוזרת האישית יש אותי – מנהלת המשרד, והתפקיד שלי הוא לוודא שהכל מתקתק כמו שצריך. כשבעל עסק מתחיל לעבוד איתנו, אנחנו פותחים קבוצת ווטסאפ משותפת איתי ועם העוזרת האישית שהוצמדה לו. כך שבמהלך החודשים הראשונים, בנוסף לעוזרת האישית, אני גם נמצאת שם בשביל לוודא שהוא מקבל את מלוא המענה שהוא צריך לכל שירותי המשרד”.
“אנחנו גם פועלים לפי מתודולוגיה מסודרת ובשקיפות מלאה מול הלקוח. עושים אפיון מסודר של התפקיד, מגבשים נהלי עבודה ועובדים עם שגרות ניהוליות מסודרות, פנימיות שלנו ומול הלקוח. לדוגמה, בסוף כל יום בעל העסק מקבל סיכום של כל מה שבוצע באותו יום, ובסוף כל שבוע וחודש הוא מקבל סיכום של כל המשימות שבוצעו והזמן שהן לקחו”.
“כל העוזרות האישיות שאנחנו מעסיקים בשירותי המשרד הן בעלות ניסיון או לימודי מזכירות”, מדגישה שני. “זה אומר שבעל העסק מקבל מנהלת משרד מקצועית ומיומנת, שיודעת לעשות את העבודה ומתאימה להיות הפנים של העסק מול לקוחות וספקים”.
הרי מה בעל עסק רוצה? הוא רוצה לדעת שהעוזרת האישית לוקחת אחריות, ושהוא יכול לעשות למשימות ‘שגר ושכח’. הוא רוצה לדעת שהעוזרת האישית ‘על זה’ ושום דבר לא ייפול בין הכיסאות. שאפשר לסמוך עליה, שהיא מגדילה ראש ושיש לה תושייה ויכולת להתמודד באופן עצמאי עם סיטואציות שונות… מישהי עם קליטה מהירה שלא צריך כל הזמן לבדוק ולתזכר אותה, להיות "המזכירה של המזכירה'”.
“עבדנו מאוד קשה בשביל לייצר שיטה שתיתן לבעל העסק באמת את המענה הכי טוב שהוא צריך. המטרה שלנו היא ליצור לבעלי העסקים שמתחילים לעבוד איתנו ראש שקט ולהסיר את החשש שלהם במקרה שכבר נכוו בעבר משירותי משרד”, מסכמת שני.
מעוניינים לקבל עוד מידע על שירותי משרד במיקור חוץ? אפשר לתאם איתנו שיחת היכרות והתאמה לשירותי משרד. השאירו פרטים ונחזור אליכם.
לא יותר משתלם להעסיק מזכירה בעסק וזהו?
“הרבה אנשים חושבים באמת שזה הפתרון היותר משתלם”, עונה שני. “אבל הם לא לוקחים בחשבון שכשאתה מעסיק עובדת, אז מעבר לשכר השעתי אתה גם צריך לשלם לה פנסיה, פיצויים, ביטוח לאומי, מס הכנסה, דמי הבראה, ימי מחלה, ימי חופשה, נסיעות, שי לחג, ועוד. יש גם הוצאות של מחשב, שטח משרד, ריהוט והוצאות משרדיות אחרות שצריך לקחת בחשבון. בנוסף, כשמעסיקים מזכירה שכירה, זמן העבודה שלה כולל גם שיחות מסדרון, הפסקות אוכל והפסקות התאווררות”.
“אבל האמת היא שאי אפשר להשוות בין שירותי משרד מרחוק למזכירה שכירה”, היא מוסיפה. “שירות של עוזרת אישית לא מיועד למי שצריך מזכירה במשרה מלאה שתשב כל היום במשרד, אלא מיועד לעסקים שצריכים מעט שעות עבודה אדמיניסטרטיבית כל יום. דווקא בגלל שעות העבודה המעטות, עוזרת אישית חייבת להיות מקצועית ומיומנת. לכן משלמים נטו על העבודה שמקבלים, בלי כל העלויות מסביב. כשאתה עובד איתנו, אנחנו כבר דאגנו לכל זה במקומך ואתה מקבל 100% מהזמן שעבורו שילמת”.
נשמע טוב, איך אפשר ליצור אתכם קשר ולקבל עוד מידע על שירותי המשרד שלכם?
אפשר לתאם איתנו שיחת היכרות והתאמה לשירותי משרד. השאירו פרטים ונחזור אליכם.